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De l’email reçu à la demande vérifiée par le bureau
L’Assistant demandes entrantes prépare les demandes reçues sur une adresse email dédiée. Le message et le texte exploitable des PDF peuvent servir à suggérer le client, le site, la référence et l’urgence. Le bureau vérifie ces propositions avant de créer une intervention, de rattacher le message à un dossier existant ou de le rejeter. Cette option est facultative et nécessite une activation.
Interlya est un logiciel de gestion d’interventions qui relie les demandes clients, le planning, les rapports terrain, les devis et les factures, pour les techniciens indépendants et les petites sociétés de maintenance.
Rédaction : Interlya, éditeur du logiciel.
Dernière mise à jour :
Recevoir la demande et préparer sa lecture
Après activation de l’option, une adresse dédiée reçoit les demandes que vos clients ou votre équipe lui transmettent. Le message et ses pièces jointes restent consultables dans la demande reçue. Le texte exploitable des PDF peut compléter les informations de l’email.
Des suggestions peuvent porter sur le client, le site, le titre, la référence ou l’urgence. Elles servent à préparer le travail du bureau. Un message incomplet, un site au nom ambigu ou un PDF sans texte exploitable doit être relu et complété par l’équipe.
Choisir la bonne suite avant de créer un dossier
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Vérifier le contexte proposé
Comparez le message d’origine, les pièces et les suggestions. Sélectionnez le bon client et site , puis ajustez la description, la référence, le type de demande et l’urgence avant la conversion.
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Créer, rattacher ou rejeter
Créez une intervention quand il s’agit d’un nouveau besoin, rattachez le message à un dossier existant s’il en constitue la suite, ou rejetez une demande qui ne doit pas devenir une mission. Les pièces sont rattachées au dossier retenu.
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Utiliser les repères de doublons
Des emails similaires et des interventions encore ouvertes peuvent être signalés. Le bureau décide de la suite : une similarité ne signifie pas forcément qu’il faut écarter la demande.
Exemple fictif
Deux emails concernent le même dépannage
Cette illustration explique un parcours possible. Elle ne décrit pas un résultat obtenu chez un client.
Un gestionnaire fictif transmet une commande CMD-DEMO-014 pour une boutique, puis renvoie un complément dans un second email. Le bureau vérifie la référence et le dossier déjà ouvert avant de décider de rattacher le second message, plutôt que de créer une seconde mission.
Pour un nouveau dossier, le gestionnaire peut choisir l’accusé de réception proposé à la création de l’intervention. Le message peut contenir un lien de suivi ; vérifiez ce qui est partagé. Cet envoi ne constitue pas une planification ni une promesse de délai d’intervention.
Une option facultative, à préparer avec Interlya
L’Assistant demandes entrantes nécessite l’activation de l’option et la préparation de l’adresse de réception. Son tarif est de 49 € HT par mois et par entreprise, soit 58,80 € TTC avec une TVA de 20 %. Les conditions sont détaillées sur la page Tarifs.
Le périmètre présenté couvre les emails dirigés vers cette adresse ; il ne promet pas une synchronisation de tous les portails clients ou de toutes les messageries. La création et le rattachement restent soumis à votre validation. Une fois le dossier créé, le planning des interventions prend le relais pour organiser le passage.
Questions fréquentes
Une intervention est-elle créée dès qu’un email arrive ?
Non. Le message est proposé au bureau pour vérification. La création d’une intervention ou le rattachement à un dossier existant est une action de l’utilisateur.
Le client et le site sont-ils toujours identifiés correctement ?
Non. Ce sont des suggestions à vérifier, particulièrement si plusieurs sites se ressemblent ou si le message est incomplet. Le texte d’un PDF n’est pas toujours exploitable ; la reconnaissance de tous les scans ou formats n’est pas promise.
Comment sont traités les doublons possibles ?
Des messages similaires et des interventions encore ouvertes peuvent être signalés. Ces repères aident le bureau à décider s’il faut créer un dossier ou rattacher le message ; ils ne suppriment pas automatiquement toutes les demandes en double.
Quel est le tarif de cette option ?
L’Assistant demandes entrantes est une option facultative à 49 € HT, soit 58,80 € TTC avec une TVA de 20 %, par mois et par entreprise. Son activation et l’adresse de réception sont à préparer avec Interlya ; consultez la page Tarifs pour les conditions.
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