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Quel logiciel pour un sous-traitant du facility management ?

Un sous-traitant du facility management intervient sur les sites d'un donneur d'ordre mais facture souvent une autre entité : celle qui commande, pas celle du magasin ou du bâtiment. Il lui faut donc un outil qui distingue le client facturé du lieu d'intervention, conserve les références du donneur d'ordre et réunit les preuves de passage qu'il exige. C'est ce que fait Interlya.

Interlya est un logiciel de gestion d’interventions qui relie les demandes clients, le planning, les rapports terrain, les devis et les factures, pour les techniciens indépendants et les petites sociétés de maintenance.

Rédaction : Interlya, éditeur du logiciel.

Dernière mise à jour :

Le problème d'un sous-traitant du facility management

Le donneur d'ordre commande, le technicien intervient sur le site d'un de ses clients, et la facture doit parvenir à la bonne entité en citant le bon lieu et la bonne référence. Avec un tableur ou un logiciel de facturation générique, on confond facilement « le client » et « le site » : la facture part au nom du magasin, ou sans le lieu, ou sans le numéro de commande.

Les donneurs d'ordre ont aussi leurs exigences : photos avant et après, bon d'intervention en PDF, preuve de passage. Une pièce manquante, et la facture peut être renvoyée et son traitement retardé.

Retrouvez les références et justificatifs à contrôler dans notre guide pour éviter les refus de facture en facility management .

Comment Interlya le résout

  • Client facturé et lieu d'intervention dissociés

    Chaque intervention porte le client à facturer (avec ses entités de facturation) et le site concerné, éventuellement rattaché à une enseigne. La facture est adressée au bon client et peut citer le site.

  • Les références du donneur d'ordre, dès la création

    La référence principale peut être reprise sur les documents. Une seconde référence et un seuil indicatif complètent la fiche : vérifiez les informations présentes dans le PDF final, car tous les champs du dossier ne sont pas repris dans chaque document.

  • Les exigences de chaque client, appliquées sur le terrain

    Pour chaque client, on indique ce qui est exigé : photos (avec un minimum), bon d'intervention, bon en PDF, preuve de passage par signature ou par photo du tampon. L'application mobile signale au technicien ce qui manque avant la clôture.

  • Un contrôle avant l'envoi de la facture

    Une vérification liste les points à contrôler (société de facturation, conditions de règlement, mode de paiement, preuve de passage, photos, documents administratifs à jour) et donne un score. Elle informe sans bloquer : la décision d'envoyer reste la vôtre.

  • Une suite quand le travail révèle autre chose

    Une intervention terminée peut engendrer une intervention liée, avec son propre devis, sans rester artificiellement ouverte.

Exemple fictif

Un donneur d’ordre, une boutique et deux références à distinguer

Cette illustration explique un parcours possible. Elle ne décrit pas un résultat obtenu chez un client.

Le gestionnaire fictif Gestion Démonstration commande un dépannage pour la boutique B-014. Il fournit la commande CMD-DEMO-014 et un numéro de contrat distinct. Le client facturé est le gestionnaire ; le site reste la boutique.

Placez la référence attendue sur le document dans le champ principal, gardez l’autre dans la seconde référence, puis ouvrez le PDF. Vérifiez la commande, le destinataire, le site et les justificatifs. La présence d’un numéro dans la fiche ne signifie pas que tous les documents le reprennent automatiquement.

Le guide sur les refus de facture propose une grille pour effectuer ce rapprochement avec la commande.

Le contrôle ne remplace pas les règles du donneur d’ordre

Le score de contrôle ne vaut ni validation de commande ni acceptation de facture. Vérifiez le portail de dépôt, les annexes et les références exigées par votre client. Le seuil d’intervention est indicatif : il ne constitue pas une autorisation automatique de dépasser un montant. Aucune synchronisation universelle avec les portails des facility managers n’est promise.

Les fonctionnalités utiles pour ce parcours

Questions fréquentes

Quelle différence entre le client facturé et le site ?

Le client facturé est l'entité à laquelle la facture est adressée (avec ses éventuelles entités de facturation). Le site est le lieu où le technicien intervient. Une intervention porte les deux, et la facture peut citer le site.

Comment gérer les enseignes et leurs nombreux sites ?

Un site peut être rattaché à une enseigne (marque ou chaîne). On peut filtrer les sites d'une enseigne, ce qui évite de parcourir une longue liste quand un donneur d'ordre gère des centaines de magasins.

Peut-on suivre la référence du donneur d'ordre ?

Oui : chaque intervention peut porter une référence principale et une seconde référence. Toutes deux sont recherchables. La référence principale peut être reprise sur les documents ; vérifiez le PDF final, car la seconde référence n'y est pas reprise automatiquement.

Et quand personne n'est habilité à signer sur site ?

Certains clients disposent d'un tampon officiel plutôt que d'un signataire. L'exigence de preuve de passage se règle par client : signature, photo du tampon, l'une ou l'autre, ou aucune.

Gère-t-on la différence entre commande et demande de devis ?

Oui. Une demande de devis déclenche une visite d'évaluation sans exigence de bon d'intervention complet ; une commande suit directement le parcours d'exécution. Si le travail révèle un autre besoin, on crée une intervention liée plutôt que de laisser la première ouverte.

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